Crosstalks: Innovatie Over Grenzen Stimuleren via Storytelling

Situatie (Context & Uitdaging)

CrossRoads Frankrijk-Wallonië-Vlaanderen is een Europees samenwerkingsproject dat innovatie stimuleert door kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) in Vlaanderen, Wallonië en Noord-Frankrijk met elkaar te verbinden. Het programma biedt ondersteuning (matchmaking, financiering, coaching) om internationale samenwerkingskansen aan te moedigen voor innovatieve projecten. Ondanks deze ondersteuning was de uitdaging dat veel Vlaamse kmo’s niet actief meededen aan grensoverschrijdende kansen. Uit onderzoek bleek dat zij vaak tegen drempels aanliepen – van taal- en administratieve barrières tot het simpelweg niet zien van de voordelen van samenwerking over de grens. Kort gezegd, "geen tijd = geen project" werd een belangrijke ontdekking: als drukke ondernemers grensoverschrijdende projecten te tijdrovend of niet duidelijk genoeg vinden, nemen ze geen deel. Onze taak werd dus duidelijk: vind een manier om Vlaamse bedrijven te inspireren en te motiveren om over de grens samen te werken, door de ervaren drempels te verlagen en de snelle, tastbare voordelen van CrossRoads te benadrukken. We namen deze taak op als een internationaal studentenproject aan Howest.

Onze opdrachtgever was Diederik Blaton, VLAIO-bedrijfsadviseur die verantwoordelijk was voor de coördinatie van het CrossRoads-programma in Vlaanderen. Samen met onze cursusbegeleider (docent Ann Deraedt) gaf hij ons achtergrondinformatie en feedback gedurende het project. De tijdsduur was 6 weken. Ik werkte in een team van vier laatstejaarsstudenten (Netwerkeconomie-opleiding): Emske, Alexandre, Siemon en ikzelf. We kregen een breed projectdoel – in wezen “doe iets om CrossRoads meer bedrijven te laten betrekken” – waardoor we de ruimte hadden om het project zelf te definiëren. Dit betekende dat we volledige verantwoordelijkheid hadden voor het bedenken van een concept, het managen van het project en het leveren van resultaten (en zo leerdoel 506 volbrachten: zelfstandig een project opstarten, managen en afronden met echte stakeholders). Het toneel was gezet: een internationaal innovatief programma dat frisse ideeën voor communicatie nodig had, een korte tijdlijn en een klein multidisciplinair team dat een impact wilde maken.

Taak (Doel & Rol)

Projectdoel: Ontwerp en voer een pilotoplossing uit om de betrokkenheid van Vlaamse kmo’s bij CrossRoads te vergroten. Concreet moesten we een concept en prototype leveren dat de opdrachtgever kan gebruiken om meer bedrijven aan te trekken voor grensoverschrijdende innovatiekansen. Vroeg in het proces vertaalden we dit naar enkele kernobjectieven: verhoog de bekendheid van de CrossRoads-aanbiedingen, toon succesverhalen van samenwerking en doe dit op een manier die taal- of tijdsbeperkingen overwint. We waren niet alleen bezig met het plannen van een imaginaire strategie – we moesten een tastbaar deliverable (Minimum Viable Product) binnen enkele weken opleveren en presenteren aan Diederik Blaton.

Mijn rol: In dit project vervulde ik een allround teamlid-rol. We werkten zonder formele titels zoals “projectleider”, al namen twee teamleden (Emske en Alexandre) het voortouw in de coördinatie. Ik onderscheidde me vooral door mijn kritische blik en mijn vermogen om zaken in vraag te stellen wanneer iets niet helder of doordacht was. Die houding hielp ons om betere keuzes te maken en de kwaliteit van het eindresultaat te bewaken.

Daarnaast nam ik vaak het voortouw in het bureauwerk en de praktische opvolging. Ik zorgde er bijvoorbeeld voor dat de Excel-bestanden volledig en correct waren, voerde diepgaande deskresearch uit naar een dertigtal vergelijkbare projecten, verzamelde contactgegevens en coördineerde onze e-mailcommunicatie.

Ik was betrokken bij vrijwel alle fasen van het project: van de initiële research en brainstorms tot het creëren van content. Ik leverde ideeën aan, maar zorgde er ook voor dat de nodige taken effectief werden uitgevoerd en op tijd afgerond. Zo werkte ik onder meer mee aan het onderzoek naar casestudies, het opstellen van interviewvragen, het bewerken van video-opnames, het verwerken van feedback van onze opdrachtgever (Diederik) en het opvolgen van actiepunten.

Hoewel ik niet de formele “dirigent” was, nam ik consequent verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en volledigheid van mijn werk. Mijn kritische houding, nauwkeurige uitwerking en betrouwbare opvolging droegen duidelijk bij aan de voortgang en professionaliteit van het teamresultaat, essentieel binnen onze strakke planning en ambitieuze doelstellingen.

Het was belangrijk om te benadrukken dat ons team dit als een gezamenlijke verantwoordelijkheid behandelde, iedereen deed wat nodig was om succes te boeken en we hielden elkaar verantwoordelijk. Mijn bijdrage was gericht op het realiseren van de ideeën van het team: als we besloten iets nodig te hebben (zoals een promotievideo of een stakeholderslijst), zou ik vaak aanbieden om een eerste versie op te stellen. Deze allround rol gaf me de kans om veel facetten van projectmanagement (communicatie, onderzoek, contentproductie, enz.) in de praktijk te brengen, wat goed aansloot bij de bedoeling van de opleiding om veelzijdige projectvaardigheden te ontwikkelen.

Actie (Aanpak & Uitvoering)

Aan het begin doken we in het begrijpen van de probleemruimte en de stakeholders. We analyseerden de bestaande materialen van CrossRoads en identificeerden waarom Vlaamse kmo’s aarzelden. Bijvoorbeeld, veel kmo’s wisten niet “wat het voor mij betekent” met betrekking tot grensoverschrijdende innovatie. We merkten ook dat traditionele communicatie (webpagina’s, brochures) niet genoeg aandacht trok – er was weinig respons via bestaande kanalen. Om eerste inzichten te krijgen, hielden we een kick-off Teams call met onze opdrachtgever Diederik in week 1, waarin we zijn verwachtingen verduidelijkten. Hij legde de nadruk op de behoefte aan succesverhalen om de waarde van CrossRoads te laten zien en stond open voor creatieve formaten (zijn input gaf ons de vrijheid om innovatief te zijn).

Vervolgens ging ons team in brainstormmodus. In eerste instantie overwogen we het organiseren van een event of “cross-border meetup” om bedrijven fysiek samen te brengen. Toch merkte ik al snel op dat dit plan, gezien de beperkte tijd en onze middelen als studententeam, weinig realistisch was. Mijn kritische blik zorgde ervoor dat het team dit besefte en openstond om het concept te herzien. We kwamen er immers al gauw achter dat het organiseren van een evenement met drukbezette ondernemers binnen zes weken onhaalbaar zou zijn.  Na een eerste iteratie van ideeën en een tweede call met  Diederik, wijzigden we onze aanpak. Het keerpunt kwam toen we realiseerden dat we digitale storytelling konden gebruiken om onze doelen effectiever te bereiken. We stelden voor om “Crosstalks” te creëren – een tweetalige podcastserie met video. Het concept: korte, boeiende afleveringen waarin ondernemers uit verschillende regio’s hun samenwerking en de innovatie die ze samen hadden bereikt, delen. Dit format adresseert direct de drempels: door peers in hun eigen taal (Nederlandse en Franse afleveringen) te laten spreken over echte grensoverschrijdende successen,  zouden de kmo-eigenaren  kunnen geïnspireerd raken en de concrete voordelen zien. Het is minder tijdrovend: een drukke ondernemer zal misschien niet een rapport lezen, maar ze zouden misschien een trailer van 1 minuut of een podcast van 15 minuten kunnen luisteren die snelle winsten benadrukt. Diederik vond dit idee goed, dus we besloten ermee door te gaan voor ons project.

Planning & Methodologie: We manageerden het project met een agile aanpak in drie korte iteraties (sprints). Elke week had een duidelijk sprintdoel (bijv. conceptvalidatie, contentcreatie, definitieve edit) en we pasten taken aan op basis van continue feedback van Diederik en onze coach Ann Deraedt. Om de taken te organiseren, gebruikten we een Kanban-bord.

Het Kanban-bord dat we voor ons project gebruikten. We verdeelden taken in Te doen, In behandeling, en Gedaan kolommen, wat een realtime overzicht gaf van onze voortgang. Elke sticky note vertegenwoordigde een taak of deliverable, van “Onderzoek CrossRoads achtergrond” en “Doelen van het project definiëren” tot “Podcast-trailer opnemen” en “Video bewerken”. De initialen van teamleden werden aan de taken toegevoegd om verantwoordelijkheden aan te geven, en we verplaatsten taken over het bord tijdens onze wekelijkse stand-ups. Deze visuele aanpak hield ons gefocust en op één lijn, bijvoorbeeld, toen we te veel items in “Te Doen” zagen staan, herschikten we de prioriteiten als team. Door het gebruik van het Kanban-bord en wekelijkse sprints konden we binnen 6 weken van concept naar concreet resultaat gaan zonder dat iets door de mazen van het net viel.

Tijdens de uitvoering was communicatie essentieel. We hielden bijna dagelijks korte updates via WhatsApp omdat de tijdlijn intens was. We voltooiden vroeg in het proces een stakeholderanalyse en definieerden user stories om te verduidelijken wat verschillende partijen (kmo-eigenaren, CrossRoads-team, enz.) van onze oplossing zouden willen. Bijvoorbeeld, één user story was: “Als Vlaamse kmo-eigenaar wil ik horen van een vergelijkbaar bedrijf dat succesvol samenwerkte met een Franse partner, zodat ik meer vertrouwen heb om het ook te proberen.” Deze inzichten vormden onze content.

In de tweede iteratie startten we met de productiefase van de content. We werkten een gedetailleerde vragenlijst uit voor de podcastinterviews, zowel in het Nederlands als in het Frans, zodat de gesprekken vlot en natuurlijk konden verlopen. Daarnaast stelden we een korte lijst van potentiële interviewpartners samen, gebaseerd op de CrossRoads-database van gefinancierde projecten en het netwerk van Howest. Omdat de tijdsdruk hoog was, kozen we ervoor om zelf enkele voorbeeldinterviews te simuleren ( één in het Nederlands en één in het Frans) die konden dienen als realistische scenario’s voor toekomstige opnames. Daarbij gebruikten we echte casestudy-informatie, zodat de inhoud geloofwaardig en representatief bleef voor wat CrossTalks in de praktijk zou kunnen worden. We namen in deze fase ook de eerste pilotafleveringen van onze podcastreeks op. Eerst maakten we een Nederlandstalige trailer (aflevering 0) van ongeveer één minuut, waarin we het concept van Crosstalks voorstelden en de thema’s kort teaserden, deze kon later ook dienen als LinkedIn-promotieclip. Vervolgens namen we een volledige Nederlandstalige aflevering (aflevering 1) op, waarbij één teamlid de rol van host opnam en de andere in de huid kroop van een ondernemer. Om de authenticiteit te verhogen, verwerkten we daarin een echte CrossRoads-casestudy.

Omdat Alexandre en ikzelf allebei het geluk hebben 2 talig te zijn, namen wij samen ook de verantwoordelijkheid op ons om de Franse versie van de podcast te realiseren. We herhaalden het proces dus in het Frans en maakten zowel een korte trailer als een eerste aflevering in die taal. Dankzij onze tweetalige samenwerking konden we zo meteen de meertalige en grensoverschrijdende aard van het Crosstalks-concept tastbaar aantonen.

Na de opnames nam Siemon de verantwoordelijkheid voor video bewerking. Met CapCut bewerkte hij de beelden om ondertitels toe te voegen (belangrijk voor cross-taal toegankelijkheid), het geluid te verbeteren en een dynamische trailer van 1 minuut uit de langere aflevering te knippen. Het resultaat was twee gepolijste pilot-afleveringen (één in het Nederlands, één in het Frans) met elk hun eigen teaser trailer.

Klantfeedbackloops waren ingebouwd bij elke fase. Na onze eerste trailer-edit stuurden we deze naar Diederik. Hij waardeerde de energie van de video, maar suggereerde om de Interreg-subsidie explicieter te benadrukken. We pasten snel het script aan om de subsidie van 50% in de intro te noemen. In onze derde call met hem, toen we het volledige prototype klaar hadden, gaf hij een positieve beoordeling. Deze voortdurende feedback zorgde ervoor dat ons resultaat niet alleen een schooloefening was, maar iets dat de klant hopelijk in de toekomst daadwerkelijk waardevol en bruikbaar zal vinden.

Ten slotte leverden we in week 6 de eindpresentatie en projectoverdracht. We presenteerden Crosstalks aan een panel, inclusief onze docent en de opdrachtgever. De presentatie liep door onze reis (probleem, oplossing, proces, resultaat) en we speelden de trailer live af. We gaven Diederik ook een pakket over: de videobestanden, de tweetalige vragenlijst en documentatie over hoe toekomstige afleveringen te produceren. We gaven ook aanbevelingen voor de voortzetting – bijvoorbeeld het inplannen van echte interviews met twee van de “20 geselecteerde Howest-projecten” (een lijst van interessante innovatiegevallen die we vonden) om Aflevering 2 en 3 te creëren, mogelijk in samenwerking met Howest-studenten van journalistiek of media om het verder op te schalen.

Resultaat (Uitkomsten & Impact)

Het eindresultaat was een functioneel prototype voor een outreachcampagne voor CrossRoads, met ons Crosstalks video-podcastconcept als basis. Concreet leverden we:

• Twee pilot-podcastafleveringen (één in het Nederlands, één in het Frans), waarin een succesverhaal van grensoverschrijdende innovatie werd gedeeld. Deze werden opgenomen als videocast (zodat ze zowel bekeken als beluisterd konden worden), wat aansluit bij de moderne contenttrends.

• Twee teaser trailers (~1 minuut elk) bedoeld om de aandacht te trekken op sociale media (LinkedIn, enz.) of in nieuwsbrieven. De trailers bevatten pakkende hoogtepunten (bijv. een oprichter die zegt: “Via CrossRoads vonden we de perfecte Franse partner in slechts enkele weken!”) om interesse op te wekken.

• Ondersteunende materialen: een geschreven overzicht van CrossRoads en de voordelen om de video’s te contextualiseren (voor degenen die na het kijken meer info willen), en een “matchmaking-aanroep” ingebed aan het einde van elke video (om kijkers aan te moedigen CrossRoads te bezoeken of contact op te nemen met Diederik als ze een idee hebben). We leverden ook de vragenlijsten en het plan voor toekomstige afleveringen, zoals eerder vermeld.

  
  

Door deze leveringen hebben we de initiële doelstellingen bereikt. De content toont echte voorbeelden van grensoverschrijdende samenwerking (de voordelen worden concreet), en doet dit op een toegankelijke, tijdbesparende manier. Een drukke ondernemer kan misschien niet een rapport lezen, maar misschien wel een trailer van 1 minuut bekijken of een podcast van een paar minuten beluisteren die snelle winsten benadrukt. Door zowel een Nederlandse als een Franse versie te produceren, hebben we ervoor gezorgd dat taal geen barrière is: elk publiek hoort succesverhalen in zijn eigen taal, maar we kunnen ze ook ondertitelen en cross-promoten om onderling begrip te bevorderen.

Onze docent prees onze professionele aanpak van projectmanagement en de kwaliteit van de leveringen. We stuitten wel op één beperking: vanwege tijdsbeperkingen konden we geen echte kmo‑managers interviewen tijdens het project. Dit werd erkend in onze resultaten – we schatten dat we ongeveer “85% van de projectdoelen” binnen de module tijdlijn bereikt hadden. De resterende 15% (d.w.z. het betrekken van echte bedrijven voor meer afleveringen en het volledig lanceren van de serie) werd als aanbeveling en volgende stap voor CrossRoads en toekomstige studentteams achtergelaten.

Het belangrijkste resultaat van onze gezamenlijke inspanningen is het “Crosstalks”-concept, dat nu als format beschikbaar is voor de klant om door te ontwikkelen.

Reflectie (Geleerde lessen)

Dit project heeft me enorm veel geleerd over projectmanagement en mijn eigen werkstijl. Eén belangrijke les was het belang van aanpassingsvermogen. In het begin wilden we een evenement organiseren, maar we leerden al snel dat dit niet haalbaar was. In plaats van vasthouden aan dat idee, leerden we om te schakelen en een ander medium (podcasts) te gebruiken om dezelfde doelen effectiever te bereiken. Dit heeft me geleerd dat je als projectmanager flexibel en oplossingsgericht moet zijn , het einddoel (bijvoorbeeld het betrekken van bedrijven) is belangrijker dan het specifieke formaat van de oplossing.

Een andere belangrijke les was de waarde van storytelling en empathie bij het creëren van betrokkenheid. We dachten aanvankelijk dat het genoeg zou zijn om informatie over subsidies te geven, maar ik realiseerde me dat mensen zich meer verbonden voelen met verhalen dan met feiten. Door bedrijven een platform te geven om hun verhaal te delen, creëerden we meer betrokkenheid dan met een droge uitleg over het programma. Dit inzicht zal ik zeker meenemen naar mijn toekomstige projecten.

Kortom, het CrossRoads “Crosstalks”-project was zowel een geslaagde interventie voor de opdrachtgever als een bijzonder waardevolle leerervaring voor mij persoonlijk. Ik kon er projectmanagementtechnieken zoals Agile-sprints, Kanban-workflows, stakeholdercommunicatie en risicobeheer in een realistische context toepassen en er tastbare resultaten mee bereiken. Het project daagde mij uit op zowel creatief als organisatorisch vlak en gaf me uiteindelijk het vertrouwen dat ik projecten kan opstarten en aansturen die verschillende domeinen én zelfs verschillende talen overstijgen. Ik heb bovendien geleerd dat effectief projectmanagement niet draait om schema’s en planningen alleen, maar vooral om mensen begrijpen – teamleden, opdrachtgevers en doelgroepen – en hen helpen zich te verbinden met de visie van het project.

Wanneer ik binnenkort aan mijn professionele carrière en stage begin, neem ik de lessen uit deze ervaring mee. Ik heb uit eerste hand gezien dat “projectmanagement” geen loze term is, maar de kunst om ideeën om te zetten in realiteit door structuur, communicatie en teamwork. Dit project bood me de kans om dat echt te doen, en ik kijk ernaar uit om diezelfde proactieve en flexibele houding mee te nemen naar toekomstige uitdagingen.